Achtergrond & Context
Achtergrond; van autonoom naar integrale benadering
Waar vroeger, zo leek het althans, de huisvester van een organisatie autonoom leek te handelen zoeken organisaties tegenwoordig meer naar de balans, het omslagpunt, tussen het beperken van de huisvestingskosten en het bevorderen de productiviteit van de organisatie.
Daarmee worden huisvestingsvraagstukken steeds meer een integraal vraagstuk over de bedrijfsvoering van en voor de organisatie. Om deze objectief en transparant te kunnen beantwoorden zal een cultuuromslag nodig zijn van ‘onderhandelen en handjeklap’ naar data-gedreven overleg en afstemming. En natuurlijk is niet alles in cijfers te vangen. Daarom blijft overleg en afstemming onderdeel van de voorbereiding tot besluitvorming.
Te krappe of niet passende huisvesting beperkt de organisatie in haar ontwikkeling en productiviteit. Een tevéél aan ruimte levert nagenoeg geen extra productiviteit op maar leidt wel tot onnodige (leegstands)kosten.
Dat leidt tot de vraag: Waar ligt het omslagpunt?
Context
Maatschappelijke veranderingen
Behoefte aan:
Toenemende behoefte aan objectieve en controleerbare informatie en 'op maat' voor besluitvorming, sturing en beheer.
Veranderingen gaan sneller.
Gebruikers steeds meer divers in aantallen en (groep)samenstelling.
Digitalisering en Smart Building
Steeds meer informatie in (data)systemen.
Koppelen van (data)systemen.
Zelflerende (data) systemen.
Informatie 'op maat' voor de gebouw-gebruiker en beheerder.
Waarom ruimtemanagement?
Nu wordt vooral gekeken naar en vanuit de huisvestingskosten bij scenario’s voor planvorming en uitvoering.
Daarbij ontbreekt objectieve data (gemeten, actueel, controleerbaar), de juiste rekenmodellen en de toepassing daarvan.
Ook is het niet duidelijk wat de invloed van de huisvesting op de mensgerichte productiviteit van het primaire proces is.
Om dit inzichtelijk te krijgen wordt ruimtemanagement als nieuwe discipline geïntroduceerd.
_________________________________________________________________Waarom nu ruimtemanagement?
Gegevens worden steeds meer digitaal vastgelegd (data) en zijn te koppelen voor het leggen van relaties.
Dit biedt een steeds beter en actueler inzicht.
Verandering van de bedrijfsvoering verloopt steeds sneller en wordt meer divers naar doelgroep en gebruik. Om daar op in te spelen is juiste en actuele informatie (gegevens) nodig.
De kosten van huisvesting worden significant belangrijker en daarmee ook de invloed van ongewenste of onnodige leegstand.
Een toenemende behoefte aan inzicht in de relatie tussen de productiviteit en de kwaliteit van huisvesting.
Ook is er, vaak bij overheids en maatschappelijke organisaties, de roep om objectieve en transparante registratie en behandeling van huisvestingsvraagstukken.
En er is steeds behoefte om de ‘toegevoegde waarde’ van de huisvestingsorganisatie aan te tonen.
_________________________________________________________________Instrumenten voor sturing en beheer
Om objectief en transparant inzicht te krijgen en objectief advies te geven zijn juiste gegevens en modellen voor sturing [vooraf] en monitoren [tijdens] en verantwoording [achteraf] nodig.
Daarbij is belangrijk dat duidelijk is/wordt waar de organisatie mee [parameter] en op [grenswaarde] wilt sturen.